Varden Borettslag er et av de større borettslagene i Tromsø. Med 200 leiligheter ligger det totale antallet beboere på flere hundre stk. totalt. Dette krever gode kommunikasjonslinjer og retningslinjer, som gir andelshaver tydelige informasjon for hvor de kan henvende seg for å finne eller få informasjon, samt hvordan andelshaver skal forholde seg til de ulike plattformene. Av andelshaverne trenger styret at retningslinjene følges, slik at administreringen og oppfølgingen lar seg gjennomføre på best mulig måte.
NB. Ingen av styrets medlemmer jobber fulltid med oppgavene knyttet til borettslaget. Vi besvarer derfor henvendelser så snart vi kan. En påminnelse pr. e-post kan du helt fint sende hvis saken haster, eller gjerne direkte pr. telefon til gitt person/ansvarsområde. Kontaktinformasjon finner du på nettsiden.
Her kommuniserer vi:
E-post
Styret i Varden Borettslag krever at alle henvendelser om spesifikke saker som krever saksbehandling, eller er av en slik størrelse – sendes pr. e-post. Dette for at styret kan strukturere, arkivere, dokumentere og følge opp innkommende saker.
Telefon
På nettsiden finner du telefonnummer til samtlige styremedlem, knyttet opp mot ansvarsområder. Ta direkte kontakt innenfor rimelig tidsrom (hverdager/ettermiddag). Send gjerne en SMS hvis du ikke får kontakt. Vi har alle fulltidsjobber, og er ikke tilgjengelig i arbeidstiden vår.
Er det noe som haster, beskriv gjerne dette i SMS. Dette gjelder også i helger og høytider.
Venter du på svar pr. e-post? Send oss en SMS eller ring hvis saken haster, eller du ønsker å purre.
Postkasser
Viktige saker og dokumenter formidles fortsatt i postkassen til hver enkelt andelshaver. Vi håper på sikt å fase dette delvis ut med bakgrunn i miljøaspektet (mengder papir).
Min side – Bonord Portalen
Som andelshaver oppfordrer vi deg til å registrere deg i Bonord-Portalen.
Dette gir deg tilgang til informasjon knyttet opp mot din andel i Varden Borettslag, oversikt over medlemskap, medlemsfordeler, etc.
Styret får også mulighet til å kommunisere med deg via e-post, sms og oppslag (funksjon i portalen, type oppslagstavle).
Denne portalen letter arbeidet betydelig for borettslaget.
Nettside
Varden Borettslag har egen nettside – www.vardenborettslag.no
På nettsiden skal du til enhver tid få svar på viktige spørsmål, samt info om stort og smått som er viktig for deg som andelshaver å vite om. Finner du ikke svar, kan du sende oss en e-post.
Viktig informasjon som er delt ut i postkassene eller på Facebooksiden – vil du også ofte finne på nettsiden.
Facebook
Varden Borettslag har siden oktober 2012 driftet en åpen og offentlig side på Facebook.
NB. Dette er den eneste tilstedeværelsen på Facebook som driftes av styret i borettslaget. Annen tilstedeværelse fraskriver styret seg ansvaret for, med tanke på drift og GDPR (personvern).
Denne siden administreres av lagets styre og er tenkt som en uformell kommunikasjons- og informasjonskanal mellom styre og beboere.
Alle kan publisere på siden. Alle kan legge til bilder og videoer på siden, men hvor styret tar ansvaret for drift, retningslinjer og personvernet med innleggsmoderering på innlegg. Det betyr at styret leser innlegg fra beboere for godkjenning, før de publiseres. I tillegg vil kommentarer på innlegg modereres ut i fra retningslinjene for siden.
§ RETNINGSLINJER FOR FACEBOOKSIDEN
Som bruker av: https://www.facebook.com/vardenborettslag
Må du forholde deg til retningslinjene for siden, og ved brudd på én eller flere av disse – kan dette medfør at innlegg ikke godkjennes eller at kommentar slettes. Innlegg og kommentarer som plutselig blir borte – skyldes som oftest at medlem selv har fjernet det, eller har blitt moderert av oss. Det gis ikke beskjed hvis noe slettes.
Retningslinjene er under gjennomgang. Oppdateres fortløpende.